Freelancer-Stundensatz: Kapazität und Stundensatz herleiten

So wird gerechnet

Der Rechner teilt den Zielumsatz durch Ihre fakturierbaren Stunden: Der Zielumsatz ist die Summe aus Wunscheinkommen, Rücklagen und Betriebsausgaben, die Stunden entstehen aus Arbeitstagen, Ausfalltagen, Stunden je Arbeitstag und der Fakturierquote. Beide Seiten der Rechnung sind vollständig Ihre Annahmen; der Rechner gibt keine Marktdaten vor, keine branchenüblichen Sätze und keine Empfehlung.

Wie der Stundensatz entsteht

Der Quotient rechnet in ganzen Cent und in Hundertstelstunden, kaufmännisch gerundet. Im Beispiel stehen 78.000,00 € Zielumsatz 1.204,0 fakturierbare Stunden gegenüber: 250 Arbeitstage minus 35 Ausfalltage, mal 8 Stunden, mal 70 Prozent Quote. Die Division ergibt 64,78 € je fakturierbarer Stunde. Beispiel im Rechner öffnen.

Die Rundungsdisziplin ist Teil der Rechnung: Der Zielumsatz läuft exakt in Cent, die Kapazität in Hundertstelstunden, und nur das Endergebnis wird kaufmännisch auf den Cent gerundet. Kein Zwischenschritt rundet sich selbst, deshalb liefert dieselbe Eingabe immer dieselbe Zahl, und die Herleitungstabelle zeigt jeden Schritt so, wie die Engine ihn gerechnet hat. Wer den Quotienten von Hand nachprüfen will, teilt den Zielumsatz der Tabelle durch die Stunden der Tabelle und landet auf denselben Cent; erreicht die Nachkommastelle die halbe Cent-Grenze, entscheidet die kaufmännische Regel.

Warum jede Zahl eine Annahme ist

Alle neun Felder tragen den Zusatz Annahme und starten leer. Ein Vorgabewert würde wie eine Marktgröße oder eine Empfehlung lesen, und beides leistet dieser Rechner nicht. Die Wirkung liegt vollständig bei Ihnen: Wer das Wunscheinkommen erhöht, die Betriebsausgaben verdoppelt oder die Fakturierquote senkt, sieht die Änderung unmittelbar im Quotienten. Rechnen Sie Konstellationen deshalb in zwei Varianten, wenn eine Annahme unsicher ist, und lesen Sie die Richtung aus dem Ergebnis, nicht aus einer Regel dieses Rechners.

Am besten füttern Sie den Rechner mit Zahlen aus Ihrer eigenen Praxis: das Wunscheinkommen aus Ihrer Planung, die Betriebsausgaben aus der letzten Kostenauflistung, die Arbeitstage aus Ihrem Kalender. Über eine Rechnung mit Ihren Werten und eine zweite mit abweichenden Werten entsteht ein Band, in dem sich Ihr Satz bewegt, statt einer Zahl, die mehr Genauigkeit vortäuscht, als ihre Grundlagen hergeben. Die Bandbreite ist das eigentliche Ergebnis; der einzelne Stundensatz ist ein Punkt darin.

Die Kapazitätsseite

Aus den Arbeitstagen ziehen Urlaubstage, Krankheitstage und Fortbildungstage die Ausfalltage ab; der Rest multipliziert sich mit den Stunden je Arbeitstag und mit der Fakturierquote. Der Arbeitstage-Rechner zählt die Arbeitstage eines Kalenderjahres als Ausgangspunkt für diese Annahme: Wochenenden und Feiertage kennt er, Ihre persönliche Wochenarbeitslage kennt nur die Annahme. Übersteigen die Ausfalltage die Arbeitstage, bricht die Rechnung mit einem klaren Hinweis ab, statt mit negativer Kapazität weiterzurechnen.

Im Beispiel sind 25 Urlaubstage, 5 Krankheitstage und 5 Fortbildungstage zusammen 35 Ausfalltage; von 250 Arbeitstagen bleiben 215. Genau diese drei Annahmen verändern die Kapazität je für sich: Ein zusätzlicher Fortbildungstag senkt die fakturierbaren Stunden um acht mal die Quote und erhöht den Stundensatz damit um denselben relativen Schritt wie eine kürzere Urlaubsplanung. Weil jede Ausfallgruppe eine eigene Eingabe ist, sehen Sie, welche Annahme Ihr Ergebnis am stärksten treibt, statt eine Sammelzahl zu erraten.

Was der Stundensatz nicht enthält

Steuern und Sozialabgaben sind bewusst außen: Der Satz ist eine Kalkulationsgröße vor Abgaben, auch vor Gewerbesteuer und Körperschaftsteuer. Für die Abgabenseite kleiner Selbstständiger erschließt der Kleinunternehmer-Rechner die Umsatzsteuer-Dimension. Auch Zahlungsziele, Vorauszahlungsplanung und ein Mehrjahres-Puffer über die Rücklagen-Eingabe hinaus fehlen; der Satz sagt, was je fakturierbare Stunde hereinkommen muss, nicht, wann es fließt.

Auf der Umsatzseite fehlen ebenso die durchgereichten Posten: Materialkosten, Fremdleistungen und Nebenkosten, die Sie an Kunden weiterberechnen, sind im Zielumsatz nicht angesetzt, denn sie erhöhen den Umsatz, ohne Ihr Einkommen zu mehren. Wer solche Posten im Projektgeschäft durchreicht, kalkuliert sie getrennt und legt den kalkulatorischen Stundensatz nur auf die eigene Arbeitsleistung. Auch Tagessätze, Mandantensätze und Projektpreise entstehen nicht hier: Der Rechner weist einen Satz für das Jahr aus, die Differenzierung nach Auftrag bleibt Ihre Angelegenheit.

Die Wirkung der einzelnen Annahmen

Ausfalltage und die Fakturierquote senken die Kapazität und erhöhen den Stundensatz, jede Zusatzausgabe im Zielumsatz erhöht ihn ebenfalls. In der Basiskalkulation treibt die Quote von 70 Prozent den Satz; bei voller Quote von 100 Prozent fallen dieselben 78.000,00 € auf 1.720,0 Stunden, und der Satz sinkt auf 45,35 €. Ohne jede Ausfallannahme wären es 1.400,0 Stunden und 55,71 €. Beide Richtungen ergeben sich ausschließlich aus den Eingaben.

Die Richtung ist proportional: Verdoppelt sich die Fakturierquote bei gleichem Zielumsatz, halbiert sich der Stundensatz, und jeder zusätzliche Euro im Zielumsatz verteilt sich auf dieselben Stunden. Deshalb sind die treibenden Annahmen am Anfang einer Kalkulation die wichtigsten: Bei einer niedrigen Quote ändert ein Prozentpunkt der Quote den Stundensatz stärker als bei einer hohen. Der Rechner weist mit einem Hinweis auf eine Quote ab 90 Prozent ausdrücklich darauf hin, ohne daraus eine Bewertung abzuleiten.

Was dieser Rechner nicht berücksichtigt

• Steuern und Sozialabgaben jeder Art, auch Gewerbesteuer und Körperschaftsteuer: der Satz ist vor Abgaben kalkuliert.
• Material-, Fremdleistungs- und Nebenkostenanteile im Umsatz: durchgereichte Stoff- und Fremdkosten sind nicht angesetzt.
• Projektdifferenzierung: Tagessätze, Mandantensätze und Projektpreise bleiben außen, das Tool rechnet einen Satz für das Jahr.
• Liquidität: Zahlungsziele, Ausfallszenarien und Vorauszahlungen sind nicht angesetzt, die Rücklagen-Eingabe ist der einzige Puffer.
• Mehrjahresrechnung: die Kapazität gilt für ein Kalenderjahr, Schwankungen zwischen Jahren werden nicht modelliert.
• Prognose: die Rechnung ist eine Determination aus den Annahmen, keine Vorhersage über die Auftragslage.

Für die Gegenseite desselben Themas rechnet der Stundenlohn-Rechner, für die Arbeitszeit-Erfassung der Arbeitszeit-Rechner.

Rechenbeispiel

Beide Beispiele rechnen mit denselben neun Annahmen wie die verlinkte URL und zeigen dieselben Zahlen wie der Rechner. Die Annahmen sind Beispielwerte zur Veranschaulichung der Rechnung, keine Aussage über übliche Sätze.

Beispiel 1: Basiskalkulation mit 35 Ausfalltagen

Wunscheinkommen 60.000 €, Rücklagen 6.000 € und Betriebsausgaben 12.000 € bilden einen Zielumsatz von 78.000,00 €. Auf der Kapazitätsseite bleiben von 250 Arbeitstagen nach 35 Ausfalltagen 215 Tage; mit 8 Stunden je Tag und 70 Prozent Quote sind das 1.204,0 fakturierbare Stunden. Der Quotient ergibt 64,78 € je fakturierbarer Stunde.

Beispiel 1 im Rechner öffnen

Beispiel 2: Die Cent-Rundung im Kleinfall

Eine Kleinkalkulation mit 1.500 € Wunscheinkommen, 300 € Rücklagen und 1.350 € Betriebsausgaben über 50 Arbeitstage ohne Ausfälle und bei voller Quote: Zielumsatz 3.150,00 €, 400,0 fakturierbare Stunden. Die Division lautet 3.150 ÷ 400 = 7,875; kaufmännisch auf den Cent gerundet sind das 7,88 €. Genau diese Rundung ist die einzige Abweichung von der exakten Quotienten-Identität, die die Rechnung zulässt. Das Beispiel zeigt zugleich die Form der Rechnung im Kleinen: Dieselbe Arithmetik trägt jeden Zielumsatz, ob dreistellig oder sechsstellig, und die Tabelle im Rechner listet beide Wege Zeile für Zeile.

Beispiel 2 im Rechner öffnen

Zwischen beiden Beispielen liegt der gesamte Umfang der Rechnung: neun Annahmen, eine Summation, eine Kapazitätsarithmetik, eine Division. Mehr passiert nicht, und genau deshalb ist jedes Ergebnis so gut oder so schlecht wie die neun Zahlen, die Sie hineinlegen. Für die Lohnseite derselben Frage, also was ein Arbeitgeber je Stunde zahlt, rechnet der Stundenlohn-Rechner; für die Frage, wie viele Stunden ein Jahr überhaupt hergibt, zählt der Arbeitstage-Rechner die Tage.